Wat moet je melden bij de Belastingdienst als werkgever?

Martine Rosier · 19 okt 2026

Als werkgever ben je verplicht om verschillende zaken te melden bij de Belastingdienst: je doet periodiek loonaangifte, geeft werknemersgegevens door en meldt nieuwe en vertrekkende medewerkers tijdig. Deze verplichtingen gelden voor vrijwel alle werkgevers in Nederland, ongeacht de grootte van je bedrijf. Hieronder vind je per vraag een helder antwoord op alles wat je moet weten over je meldingsplichten als werkgever.

Welke aangiften moet een werkgever indienen bij de Belastingdienst?

Als werkgever ben je verplicht om loonaangifte te doen bij de Belastingdienst. Dit is de aangifte loonheffingen, waarbij je het loon van je werknemers opgeeft en de bijbehorende loonheffingen afdraagt. Loonheffingen bestaan uit loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

De loonaangifte doe je digitaal via de aangifte loonheffingen. Daarin geef je per werknemer het uitbetaalde loon op, de ingehouden loonbelasting en de verschuldigde premies. Je vermeldt ook eventuele vergoedingen, toeslagen en bijzondere beloningen zoals vakantiegeld of een dertiende maand. Zorg dat je de aangifte altijd baseert op de actuele loonstroken en de juiste cao-afspraken.

Naast de reguliere loonaangifte kun je als werkgever ook te maken krijgen met correctieberichten, bijvoorbeeld als je een fout ontdekt in een eerdere aangifte. Die correcties stuur je zo snel mogelijk in om boetes of naheffingen te voorkomen.

Wat zijn de deadlines voor loonaangifte en betaling?

De deadline voor loonaangifte hangt af van je aangiftetijdvak. De meeste werkgevers doen maandelijks aangifte: de aangifte over een bepaalde maand moet uiterlijk de laatste dag van de volgende maand zijn ingediend én betaald. Kleine werkgevers kunnen soms per vier weken aangifte doen; dan gelden kortere tussenliggende termijnen.

In 2026 gelden de volgende vuistregels:

Aangifte over januari: uiterlijk 28 februari ingediend en betaald
Aangifte over februari: uiterlijk 31 maart ingediend en betaald
Dit patroon herhaalt zich elke maand door het jaar heen

Let op: de Belastingdienst stuurt je elk jaar een aangiftebrief met de exacte tijdvakken en betaaldata die voor jouw situatie gelden. Houd die brief goed bij de hand. Te laat betalen of indienen leidt direct tot een verzuimboete, ook als het om een klein bedrag gaat.

Welke gegevens van werknemers moet je doorgeven aan de Belastingdienst?

Per werknemer geef je bij de loonaangifte een reeks persoons- en loongegevens door. Dit zijn onder andere het burgerservicenummer (BSN), de geboortedatum, het uitbetaalde loon, de ingehouden loonheffing, de gewerkte uren en de toegepaste loonheffingskorting.

Daarnaast verwerk je in de aangifte gegevens over de aard van de arbeidsrelatie, zoals of iemand in vaste dienst is, een tijdelijk contract heeft of via een andere constructie werkt. Ook bijzondere beloningen, onkostenvergoedingen die buiten de werkkostenregeling (WKR) vallen en eventuele uitkeringen moeten correct worden vermeld.

Het is belangrijk dat je de loonheffingsverklaring van elke werknemer zorgvuldig bewaart. Op basis van die verklaring bepaal je welke loonheffingskorting je toepast. Zonder een ingevulde verklaring pas je het anoniementarief toe, wat aanzienlijk hoger uitvalt voor de werknemer.

Wanneer moet je een nieuwe werknemer melden bij de Belastingdienst?

Een nieuwe werknemer meld je bij de Belastingdienst via de eerste loonaangifte waarin je zijn of haar loon opneemt. Er bestaat geen aparte, voorafgaande melding voor nieuwe medewerkers zoals in sommige andere landen het geval is. Wel moet je vóór de eerste werkdag een aantal zaken regelen.

Controleer vóór aanvang van het dienstverband altijd de identiteit van de werknemer en bewaar een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie. Vraag de werknemer ook direct een loonheffingsverklaring in te vullen. Zonder die verklaring ben je verplicht het anoniementarief toe te passen, wat voor de werknemer nadelig uitpakt.

Heb je te maken met werknemers van buiten de EU, dan kunnen er aanvullende meldingsplichten gelden, bijvoorbeeld in het kader van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav). Zorg dat je die verplichtingen tijdig afhandelt voordat iemand aan het werk gaat.

Hoe meld je een werknemer uit dienst bij de Belastingdienst?

Een werknemer die uit dienst gaat, meld je bij de Belastingdienst via de loonaangifte van het tijdvak waarin het dienstverband eindigt. Je geeft daarin de einddatum van het dienstverband op. Er is geen apart formulier of losse melding nodig; de aangifte zelf registreert de beëindiging.

Zorg dat je in de eindafrekening alle openstaande posten meeneemt: resterende vakantiedagen, vakantiegeld, eventuele bonussen en andere uitbetalingen. Die verwerk je in de aangifte van het betreffende tijdvak. Vergeet ook niet de eindafrekening op de loonstrook te vermelden en de werknemer een jaaropgave te verstrekken na afloop van het kalenderjaar.

Als de werknemer recht heeft op een WW-uitkering, meldt het UWV zich doorgaans zelf op basis van de gegevens uit jouw loonaangifte. Jij hoeft daarvoor geen aparte actie te ondernemen, mits je aangifte correct en tijdig is ingediend.

Wat gebeurt er als je een melding vergeet of te laat doet?

Als je loonaangifte te laat indient of de betaling te laat doet, legt de Belastingdienst een verzuimboete op. Die boete kan oplopen afhankelijk van hoe vaak je in verzuim bent en hoe groot de achterstand is. Bij herhaald verzuim of opzettelijke fouten kan de Belastingdienst ook een vergrijpboete opleggen, die aanzienlijk hoger uitvalt.

Naast boetes kan de Belastingdienst ook belastingrente in rekening brengen over het te laat betaalde bedrag. Die rente loopt op zolang de schuld openstaat. Bij structurele problemen met de aangifte of betaling kan de Belastingdienst overgaan tot naheffing, waarbij zij zelf een schatting maken van het verschuldigde bedrag. Dat bedrag is vaak hoger dan wat je zelf had moeten afdragen.

Ontdek je zelf een fout of vergissing in een eerdere aangifte? Dien dan zo snel mogelijk een correctiebericht in. De Belastingdienst beoordeelt vrijwillige correcties doorgaans milder dan fouten die zij zelf ontdekken tijdens een controle.

Hoe wij helpen met je meldingsplichten als werkgever

De meldingsplichten richting de Belastingdienst zijn concreet en tijdgebonden. Een vergissing in een BSN, een gemiste deadline of een verkeerd toegepast tarief kan direct leiden tot boetes of naheffingen. Dat vraagt om een nauwkeurige, goed georganiseerde salarisadministratie uitbesteden-aanpak waarbij niets tussen wal en schip valt.

Bij Salarisjobs verzorgen we de volledige loonadministratie voor bedrijven van 3 tot 3.000 medewerkers. We verwerken salarissen, doen tijdig aangifte, verwerken correcties en houden alle werknemersgegevens up-to-date in lijn met de actuele wet- en regelgeving. We werken met alle gangbare salarissystemen, van AFAS tot ADP en Nmbrs, zodat we naadloos aansluiten op jouw bestaande processen. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over deadlines of meldingsplichten.

Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Maak vrijblijvend kennis en ontdek hoe we jouw salarisadministratie volledig uit handen nemen.