Salarisadministratie voor internationale medewerkers werkt anders dan voor werknemers die uitsluitend in Nederland wonen en werken. Je hebt te maken met meerdere belastingstelsels, sociale zekerheidsverdragen tussen landen en specifieke documentatieverplichtingen. Welk land heffingsrecht heeft over het loon, hangt af van waar iemand woont, waar het werk wordt uitgevoerd en hoe lang iemand in Nederland verblijft. De vragen hieronder geven je per onderwerp een helder antwoord.
Welke landen vallen onder welke sociale zekerheidsregels?
Binnen de Europese Unie geldt de EU-verordening 883/2004, die bepaalt dat een werknemer in principe sociaal verzekerd is in het land waar hij of zij het werk uitvoert. Werkt iemand in meerdere EU-landen, dan is de sociale zekerheid van toepassing in het land waar een substantieel deel van het werk plaatsvindt, doorgaans meer dan 25% van de werktijd of het inkomen.
Voor landen buiten de EU gelden bilaterale sociale zekerheidsverdragen. Nederland heeft zulke verdragen met een groot aantal landen, waaronder de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Australië. Is er geen verdrag van toepassing, dan kan een medewerker in twee landen tegelijk premieplichtig zijn, wat dubbele premieafdracht tot gevolg heeft. Het is daarom belangrijk om per medewerker te bepalen welk verdrag of welke verordening van toepassing is voordat je de salarisverwerking inricht.
Hoe werkt loonheffing voor medewerkers die in meerdere landen werken?
Voor medewerkers die in meerdere landen werken, bepaalt het belastingverdrag tussen die landen wie heffingsrecht heeft over welk deel van het loon. Als hoofdregel geldt dat loon belast wordt in het land waar het werk fysiek wordt uitgevoerd. Werkt iemand deels vanuit huis in Duitsland en deels op kantoor in Nederland, dan is het loon naar rato belast in beide landen.
In de praktijk betekent dit dat je als werkgever de salarisadministratie moet splitsen: je berekent per land welk deel van het loon daar belastbaar is en draagt de loonheffing af aan de betreffende belastingdienst. Dit vereist een nauwkeurige registratie van werkdagen per land, ook wel een day-count– of split-payroll-methode genoemd. Vergeet je dit bij te houden, dan loop je het risico op naheffingen of boetes in het buitenland.
Sommige belastingverdragen bevatten een drempelregel: verblijft een medewerker minder dan 183 dagen per jaar in een land en wordt het loon betaald door een werkgever die niet in dat land gevestigd is, dan blijft heffing in dat land achterwege. Deze 183-dagenregel geldt echter niet automatisch en moet per verdrag worden gecontroleerd.
Wat is de 30%-regeling en voor wie geldt die?
De 30%-regeling is een Nederlandse fiscale faciliteit waarmee werkgevers aan bepaalde buitenlandse werknemers maximaal 30% van hun loon onbelast mogen vergoeden als compensatie voor extra kosten van het werken buiten het eigen land. Dit verlaagt de effectieve belastingdruk aanzienlijk en maakt Nederland aantrekkelijker voor internationaal talent.
De regeling geldt voor werknemers die vanuit het buitenland worden aangeworven en die beschikken over een specifieke deskundigheid die op de Nederlandse arbeidsmarkt schaars is. Daarnaast gelden er inkomensvereisten: in 2026 moet het belastbare loon na toepassing van de 30%-vergoeding minimaal circa €46.107 per jaar bedragen. Voor werknemers jonger dan 30 jaar met een masterdiploma geldt een lager drempelbedrag.
De regeling moet worden aangevraagd bij de Belastingdienst en heeft een maximale looptijd van vijf jaar. Werknemers die al eerder in Nederland hebben gewoond of gewerkt, kunnen in bepaalde gevallen geen aanspraak maken op de volledige looptijd. Het is belangrijk om de aanvraag tijdig in te dienen, want terugwerkende kracht is beperkt tot maximaal vier maanden na de eerste werkdag in Nederland.
Welke documenten zijn verplicht bij het in dienst nemen van een buitenlandse medewerker?
Bij het in dienst nemen van een buitenlandse medewerker ben je als werkgever verplicht de identiteit te controleren en een kopie van een geldig identiteitsbewijs in de personeelsadministratie op te nemen. Daarnaast gelden afhankelijk van de nationaliteit aanvullende verplichtingen.
- EU/EER-burgers en Zwitserse onderdanen: alleen een geldig paspoort of identiteitskaart is vereist. Zij hebben geen werkvergunning nodig.
- Niet-EU-burgers: je hebt een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) of een tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig. Deze vraag je aan via het UWV of de IND.
- A1-verklaring of Certificate of Coverage: dit document bewijst in welk land de medewerker sociaal verzekerd is en is verplicht bij grensoverschrijdend werk binnen de EU.
- BSN-nummer: elke medewerker die in Nederland werkt en loonheffing betaalt, heeft een burgerservicenummer nodig. Zonder BSN pas je het anoniementarief toe, wat neerkomt op 52% loonheffing.
Zorg dat je deze documenten vóór de eerste werkdag compleet hebt. De Inspectie SZW controleert actief op naleving en kan bij overtredingen hoge boetes opleggen.
Wanneer is een buitenlandse medewerker in Nederland belastingplichtig?
Een buitenlandse medewerker is in Nederland belastingplichtig zodra hij of zij in Nederland werkt en loon ontvangt dat aan Nederland is toe te rekenen. De belastingplicht hangt af van twee factoren: de fiscale woonplaats en de bron van het inkomen.
Woont de medewerker in Nederland, dan is hij of zij binnenlands belastingplichtig over het wereldinkomen. Woont de medewerker in het buitenland maar werkt hij of zij (deels) in Nederland, dan is er sprake van buitenlandse belastingplicht over het in Nederland verdiende inkomen. De fiscale woonplaats wordt bepaald op basis van feiten en omstandigheden: waar woont iemand, waar verblijft het gezin, waar zijn de sociale en economische banden?
Voor de loonheffing geldt dat je als werkgever loonheffing inhoudt over het deel van het loon dat aan Nederland is toe te rekenen, ongeacht of de medewerker in Nederland woont. Twijfel je over de fiscale status van een medewerker, dan kun je vooraf zekerheid vragen bij de Belastingdienst via een zogenoemde ruling of vooroverleg.
Hoe kies je tussen zelf verwerken en uitbesteden bij internationale payroll?
Internationale salarisadministratie zelf verwerken is haalbaar als je een klein aantal buitenlandse medewerkers hebt met een eenvoudige situatie, zoals EU-burgers die uitsluitend in Nederland werken. Zodra medewerkers in meerdere landen werken, gebruikmaken van de 30%-regeling of niet-EU-burgers zijn, neemt de complexiteit snel toe en wordt salaris uitbesteden een verstandige keuze.
Overweeg de volgende factoren bij je beslissing:
- Complexiteit: hoeveel landen zijn betrokken, hoeveel verdragen zijn van toepassing en hoe vaak wisselt de werksituatie van medewerkers?
- Capaciteit: heeft je interne salarisadministrateur voldoende kennis van internationale belastingverdragen en sociale zekerheidsregels?
- Risico: fouten in internationale payroll leiden tot naheffingen, boetes en reputatieschade. De kosten van een fout liggen vaak hoger dan de kosten van uitbesteden.
- Schaalbaarheid: groeit je bedrijf internationaal, dan groeit ook de complexiteit. Een externe partner schaalt mee zonder dat je zelf kennis hoeft op te bouwen.
Voor de meeste bedrijven met internationale medewerkers geldt dat de combinatie van fiscale kennis, actuele wetgeving en de benodigde softwarekoppelingen intern moeilijk bij te houden is. Uitbesteden geeft je zekerheid dat de verwerking klopt en dat je tijdig op de hoogte bent van wijzigingen.
Hoe Salarisjobs helpt met internationale salarisadministratie
Internationale payroll vraagt om specialistische kennis die verder gaat dan de standaard Nederlandse salarisadministratie. Bij Salarisjobs beschikken we over een team van ervaren salarisadministrateurs dat dagelijks werkt met complexe situaties: medewerkers die in meerdere landen werken, de 30%-regeling, split-payrollconstructies en de bijbehorende documentatieverplichtingen. We sluiten aan op alle gangbare salarissystemen, waaronder AFAS, ADP, Nmbrs en Loket.nl, zodat de internationale verwerking naadloos aansluit op jouw bestaande administratie.
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Maak vrijblijvend kennis met ons, of lees meer over de mogelijkheden om je salarisadministratie uit te besteden.
Gerelateerde artikelen
- Wat is het verschil tussen uitbesteden en zelf verwerken van salaris?
- Hoe weet je of je salarisadministratie aan alle regels voldoet?
- Wat zijn de voordelen van salarisadministratie voor grote bedrijven?
- Hoe werkt salarisadministratie voor non-profitorganisaties?
- Hoe bespaar je kosten door salarisadministratie uit te besteden?