Nmbrs is een cloudgebaseerde salarissoftware die bedrijven helpt bij het automatiseren van de volledige salarisverwerking, van loonberekening tot het aanleveren van aangiften bij de Belastingdienst. Het systeem is ontwikkeld door Visma en richt zich specifiek op de Nederlandse en Scandinavische markt, met een sterke focus op gebruiksgemak voor zowel salarisadministrateurs als medewerkers. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over Nmbrs, zodat je goed kunt beoordelen of het systeem bij jouw organisatie past.
Welke functies biedt Nmbrs voor salarisverwerking?
Nmbrs biedt een volledig pakket voor salarisverwerking, inclusief automatische loonberekening, verlofregistratie, digitale loonstroken en directe koppeling met de Belastingdienst voor loonaangiften. Medewerkers kunnen via een selfserviceportal hun eigen gegevens inzien en verlof aanvragen, wat de administratieve druk bij HR en salarisadministratie vermindert.
De software werkt volledig in de cloud, wat betekent dat je altijd en overal toegang hebt tot actuele salarisdata. Nmbrs verwerkt automatisch wijzigingen in cao-afspraken en wettelijke regelingen, zoals aanpassingen in het minimumloon of de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Dit verkleint de kans op fouten bij handmatige invoer aanzienlijk.
Andere opvallende functies zijn:
- Automatische berekening van vakantiegeld, eindejaarsuitkeringen en onkostenvergoedingen
- Digitale documentopslag voor arbeidscontracten en loonstroken
- Rapportagetools voor inzicht in loonkosten per afdeling of kostenplaats
- Een medewerkersapp voor mobiele toegang tot loonstroken en verlofoverzichten
Hoe werkt de integratie van Nmbrs met andere systemen?
Nmbrs integreert via een open API met veel veelgebruikte HR- en boekhoudpakketten, zoals AFAS, Exact, Twinfield en diverse roostersystemen. Hierdoor hoef je gegevens niet dubbel in te voeren: mutaties in het HR-systeem worden automatisch doorgezet naar de salarisverwerking.
De koppeling met boekhoudpakketten zorgt ervoor dat journaalposten na elke salarisrun automatisch worden aangemaakt in de financiële administratie. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op afstemmingsfouten tussen de loon- en financiële administratie. Voor bedrijven die werken met tijdregistratiesystemen biedt Nmbrs ook koppelingen die gewerkte uren direct omzetten naar salarisgegevens.
Belangrijk om te weten: de kwaliteit van een integratie hangt sterk af van de configuratie. Een goed ingerichte koppeling werkt soepel, maar een slecht geconfigureerde koppeling kan juist extra werk opleveren. Laat integraties daarom altijd instellen door iemand met ervaring in zowel Nmbrs als het gekoppelde systeem.
Wat is het verschil tussen Nmbrs en andere salarissoftware?
Het grootste verschil tussen Nmbrs en andere salarissoftware zoals AFAS, ADP of Loket.nl zit in de gebruikersinterface en de focus op selfservice. Nmbrs heeft een moderne, intuïtieve interface die relatief snel te leren is, terwijl systemen als AFAS uitgebreider zijn maar ook een steilere leercurve kennen.
Hieronder een beknopt overzicht van de belangrijkste verschillen:
- Nmbrs: sterk in gebruiksgemak, selfservice en cloudintegraties; minder geschikt voor zeer complexe loonstructuren
- AFAS: breed inzetbaar voor HR én salarisadministratie, maar complexer in beheer en implementatie
- Loket.nl: laagdrempelig en betaalbaar, populair bij kleinere bedrijven met eenvoudige loonstructuren
- ADP: sterk bij internationale payroll en grote organisaties met complexe behoeften
Nmbrs onderscheidt zich ook door zijn accountantsmodel: veel accountantskantoren en salarisadministratiebureaus gebruiken Nmbrs om meerdere klanten vanuit één omgeving te beheren. Dit maakt het systeem populair bij externe dienstverleners op het gebied van salarisadministratie uitbesteden.
Voor welke bedrijven is Nmbrs het meest geschikt?
Nmbrs is het meest geschikt voor mkb-bedrijven en middelgrote organisaties met een relatief overzichtelijke loonstructuur, die waarde hechten aan gebruiksgemak en selfservice voor medewerkers. Het systeem werkt goed voor bedrijven met tien tot enkele honderden medewerkers die hun salarisadministratie willen moderniseren.
Bedrijven met zeer complexe cao-structuren, veel variabele beloningscomponenten of een grote internationale payrollbehoefte kunnen tegen de grenzen van Nmbrs aanlopen. In die gevallen bieden systemen als ADP of AFAS meer flexibiliteit. Voor kleine bedrijven met een beperkt budget en eenvoudige loonstructuren kan Loket.nl een toegankelijker alternatief zijn.
Nmbrs is ook een logische keuze als je werkt met een accountantskantoor of salarisadministratiebureau dat het systeem al gebruikt, omdat de samenwerking dan soepeler verloopt door gedeelde toegang en gestandaardiseerde processen.
Hoe verloopt de implementatie van Nmbrs in de praktijk?
Een implementatie van Nmbrs bestaat doorgaans uit vier stappen: het inrichten van de bedrijfsstructuur, het importeren van medewerkergegevens, het configureren van looncomponenten en cao-afspraken, en het testen van de eerste salarisrun. Afhankelijk van de complexiteit van de organisatie duurt dit proces enkele weken tot een paar maanden.
De meest tijdrovende stap is het correct instellen van alle looncomponenten, cao-afspraken en uitzonderingen. Fouten in deze fase werken door in elke salarisrun daarna, dus nauwkeurigheid is hier belangrijk. Het is verstandig om de eerste salarisruns parallel te draaien naast het oude systeem, zodat je uitkomsten kunt vergelijken en afwijkingen tijdig signaleert.
Nmbrs biedt zelf implementatieondersteuning en heeft een netwerk van gecertificeerde partners. Toch kiezen veel bedrijven ervoor om de implementatie te laten begeleiden door een specialist met diepgaande kennis van zowel de software als de Nederlandse loonwetgeving, omdat dit de kans op fouten bij de inrichting sterk verkleint.
Wanneer is uitbesteding van Nmbrs-beheer een betere keuze?
Uitbesteding van het Nmbrs-beheer is een betere keuze wanneer je intern niet de kennis of capaciteit hebt om het systeem correct te beheren, wanneer wet- en regelgeving regelmatig wijzigt en je niet zeker weet of je die wijzigingen tijdig verwerkt, of wanneer je organisatie groeit en de complexiteit van de salarisadministratie toeneemt.
Een veelgemaakte fout is denken dat salarissoftware de salarisadministratie volledig zelfstandig afhandelt. De software voert uit wat je instelt, maar de inhoudelijke kennis over cao-afspraken, fiscale regelingen en wettelijke verplichtingen moet ergens vandaan komen. Als die kennis intern ontbreekt, vergroot je de kans op fouten en boetes.
Uitbesteding is ook verstandig als je bedrijf afhankelijk is van één interne salarisadministrateur. Bij ziekte, vakantie of vertrek valt de kennis van het systeem en de processen weg. Een extern team biedt continuïteit, ongeacht wat er intern gebeurt.
Hoe wij helpen met Nmbrs en salarisadministratie
Bij Salarisjobs werken we met alle gangbare salarissystemen, waaronder Nmbrs. We zijn softwareonafhankelijk: we adviseren je over welk systeem het beste past bij jouw organisatie, en we kunnen de salarisadministratie volledig overnemen, ongeacht welk pakket je gebruikt of wilt gaan gebruiken.
Ons team bestaat uit ervaren salarisadministrateurs met jarenlange praktijkervaring in uiteenlopende branches. Dat betekent dat je niet afhankelijk bent van één persoon: bij ziekte of vakantie loopt de salarisverwerking gewoon door. We denken actief mee over fiscale optimalisaties, cao-compliance en de juiste inrichting van je salarissoftware, zodat je administratie altijd klopt en voldoet aan de actuele wetgeving.
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Maak vrijblijvend kennis en we bespreken samen de beste aanpak voor jouw salarisadministratie.