Hoe werkt salarisadministratie samen met pensioenfondsen?

Martine Rosier · 07 sep 2026

De salarisadministratie en pensioenfondsen werken nauw samen: elke salarisverwerking levert de gegevens die een pensioenfonds nodig heeft om premies te berekenen, te innen en de pensioenopbouw bij te houden. Die samenwerking verloopt grotendeels automatisch via salarissoftware, maar vraagt wel om een correcte inrichting en actuele kennis van de toepasselijke pensioenregeling. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe die samenwerking in de praktijk werkt.

Welke gegevens stuurt de salarisadministratie naar het pensioenfonds?

De salarisadministratie stuurt elke periode de pensioengrondslag, het pensioenloon en de gewerkte uren van elke medewerker naar het pensioenfonds. Op basis van die gegevens berekent het fonds de verschuldigde premie en werkt het de pensioenopbouw van de werknemer bij.

Concreet gaat het om de volgende gegevens:

Naam, geboortedatum en BSN van de medewerker
Datum van in- en uitdiensttreding
Het pensioenloon (het loon waarover pensioen wordt opgebouwd, na aftrek van de franchise)
Het parttimepercentage of de gewerkte uren
Eventuele wijzigingen in functie of arbeidsomvang

Veel pensioenfondsen ontvangen deze gegevens via een gestandaardiseerde aanlevering, zoals het UPA-bestand (Uniforme Pensioen Aangifte). Dit formaat zorgt ervoor dat salarissoftware en pensioenfondsen dezelfde taal spreken. Een fout in een van deze velden, bijvoorbeeld een verkeerd parttimepercentage, werkt direct door in de premieberekening en de pensioenopbouw van de medewerker.

Hoe wordt de pensioenpremie berekend vanuit de salarisadministratie?

De pensioenpremie wordt berekend door een vastgesteld premiepercentage toe te passen op het pensioenloon van de medewerker. Het pensioenloon is het brutoloon minus de franchise: het bedrag dat het pensioenfonds buiten beschouwing laat omdat de AOW dat deel al dekt.

De berekening ziet er in de basis zo uit:

Stel het brutoloon vast over de betreffende periode
Trek de franchise af (het drempelbedrag dat het pensioenfonds hanteert)
Het resultaat is de pensioengrondslag
Pas het premiepercentage toe op die grondslag
Verdeel de premie over het werkgevers- en werknemersdeel

De hoogte van de franchise en het premiepercentage liggen vast in de pensioenregeling van het toepasselijke fonds of de cao. De salarisadministratie past deze parameters toe op het loon van elke individuele medewerker. Wijzigt het loon, de arbeidsomvang of de franchise, dan past de berekening zich automatisch aan in de volgende salarisrun.

Wat gebeurt er als de pensioenafdracht niet klopt?

Als de pensioenafdracht niet klopt, kan het pensioenfonds een naheffing opleggen, correcties doorvoeren of in ernstige gevallen een boete uitschrijven. Voor de medewerker kan een fout betekenen dat er te weinig pensioen is opgebouwd, wat pas jaren later zichtbaar wordt.

Fouten in de afdracht ontstaan vaak door:

Een verkeerd pensioenloon door een fout in de looncomponenten
Een medewerker die niet of te laat is aangemeld bij het fonds
Een onjuist parttimepercentage na een contractwijziging
Het niet verwerken van een gewijzigde franchise per 1 januari

Pensioenfondsen voeren periodiek controles uit en vergelijken de aangeleverde gegevens met hun eigen administratie. Komen er afwijkingen aan het licht, dan nemen ze contact op met de werkgever. Correcties over meerdere jaren kunnen fors oplopen, zowel in premies als in administratieve lasten. Tijdige en nauwkeurige aanlevering voorkomt die problemen.

Hoe koppelt salarissoftware automatisch met een pensioenfonds?

Salarissoftware koppelt met een pensioenfonds via een gestandaardiseerde digitale aanlevering, meestal het UPA-formaat. De software genereert na elke salarisrun automatisch een bestand met de relevante pensioengegevens en stuurt dat via een beveiligde verbinding naar het pensioenfonds of de pensioenuitvoerder.

Gangbare salarispakketten zoals AFAS, Youforce, ADP, Loket.nl en Nmbrs ondersteunen allemaal de UPA-koppeling. De koppeling werkt pas correct als de pensioenregeling goed is ingericht in het systeem: het juiste fonds, de actuele franchise, het premiepercentage en de looncomponenten die meetellen voor het pensioenloon. Die inrichting is eenmalig werk, maar vraagt elk jaar aandacht bij wijzigingen in de regeling of de cao.

Sommige pensioenfondsen bieden ook een directe API-koppeling aan, waardoor gegevens realtime worden uitgewisseld in plaats van via periodieke bestanden. Dit verkleint de kans op fouten door verouderde informatie.

Welk pensioenfonds is van toepassing op een bedrijf?

Welk pensioenfonds van toepassing is, hangt af van de sector waarin het bedrijf actief is en de cao die van toepassing is. Voor veel sectoren geldt een verplicht bedrijfstakpensioenfonds (BPF), waarbij aansluiting wettelijk verplicht is zodra een bedrijf onder die cao valt.

Er zijn drie situaties mogelijk:

Verplicht bedrijfstakpensioenfonds: geldt voor sectoren zoals de bouw, zorg, detailhandel en metaal. Aansluiting is niet optioneel.
Ondernemingspensioenfonds: grote bedrijven met een eigen fonds, los van de bedrijfstak.
Pensioenverzekeraar of PPI: voor bedrijven zonder verplicht BPF, die zelf een pensioenregeling afsluiten bij een verzekeraar of premiepensioeninstelling.

Een bedrijf dat niet weet of het verplicht is aangesloten bij een BPF, kan dit navragen bij de Sociale Verzekeringsbank of het betreffende fonds zelf. Niet aansluiten terwijl dat wel verplicht is, leidt tot naheffingen over de volledige periode dat de aansluiting ontbrak.

Wat verandert er in de pensioenafdracht door de Wet toekomst pensioenen?

De Wet toekomst pensioenen (Wtp) verplicht alle pensioenregelingen in Nederland om over te stappen naar een premieregeling. In plaats van een vaste pensioenuitkering bouwt elke medewerker een eigen pensioenpot op op basis van de ingelegde premies en het beleggingsrendement.

Voor de salarisadministratie heeft deze overgang concrete gevolgen. De premieberekening wordt in veel gevallen leeftijdsafhankelijk: jongere medewerkers krijgen een lagere premie dan ouderen, of er wordt gewerkt met een vlakke premie voor iedereen. Welke variant van toepassing is, staat in de nieuwe pensioenregeling die de werkgever met het pensioenfonds of de verzekeraar heeft afgesproken.

In 2026 zijn pensioenfondsen volop bezig met de transitie. De uiterste datum voor overgang is 1 januari 2028. Dat betekent dat salarisadministraties de komende jaren te maken krijgen met:

Nieuwe premiepercentages of leeftijdsafhankelijke premietabellen
Aanpassingen in de inrichting van het salarissysteem
Gewijzigde gegevensaanlevering aan het pensioenfonds
Communicatie aan medewerkers over de veranderingen in hun pensioenopbouw

Een correcte verwerking van de nieuwe regeling in de salarisadministratie is geen vanzelfsprekendheid. De parameters moeten opnieuw worden ingericht en gecontroleerd voordat de eerste salarisrun onder de nieuwe regeling plaatsvindt.

Hoe wij helpen met de salarisadministratie en pensioenafdracht

De koppeling tussen salarisadministratie en pensioenfondsen vraagt om nauwkeurigheid, actuele kennis van regelgeving en een correcte inrichting van je salarissysteem. Dat is precies waar wij ons op richten. Bij Salarisjobs verwerken we dagelijks salarissen voor bedrijven met 3 tot 3.000 medewerkers, inclusief de volledige pensioenaanlevering aan het toepasselijke fonds of de pensioenverzekeraar. We werken met alle gangbare salarispakketten, van AFAS tot ADP en Nmbrs, en zorgen dat de pensioeninrichting klopt, ook bij wijzigingen door de Wet toekomst pensioenen.

Wil je zeker weten dat jouw pensioenafdracht correct verloopt en dat je salarisadministratie volledig voldoet aan de actuele wet- en regelgeving? Bekijk wat salaris uitbesteden voor jouw bedrijf oplevert, of maak vrijblijvend kennis met ons team.