de 30% regeling, welke veranderingen komen eraan?

de 30%-regeling gaat weer veranderen!

Voor buitenlandse, hoogopgeleide werknemers (expats) die tijdelijk naar Nederland komen om te werken gelden er aparte regels. Zo kan jouw organisatie onder bepaalde voorwaarden onbelast kosten vergoeden die de werknemer maakt voor zijn buitenlandavontuur, de zogenoemde extraterritoriale kosten. Dit kunnen de werkelijk gemaakte kosten zijn, maar je kunt ook een forfaitair bedrag als onbelaste vergoeding geven; de zogenaamde 30%-regeling. Deze regeling is de afgelopen jaren flink versoberd en de komende jaren gaat er nog meer veranderen.

De 30%-regeling

Een buitenlandse werknemer die tijdelijk bij jouw organisatie komt werken, maakt doorgaans flink wat kosten. Hij zal meerdere keren naar Nederland moeten afreizen, hij en zijn gezin zullen de Nederlandse taal moeten leren, er zullen bezittingen verhuisd moeten worden en noem maar op. De Nederlandse wet- en regelgeving bevat bijzondere bepalingen voor het vergoeden van deze zogenoemde extraterritoriale kosten. Je hebt hierbij de keuze om de werkelijke kosten onbelast te vergoeden, of gebruik te maken van een onbelaste forfaitaire vergoeding op grond van de 30%-regeling. Deze keuze moet je sinds 2023 per kalenderjaar maken en deze geldt vervolgens voor de rest van het kalenderjaar. Om de meest gunstige keuze te maken moet je goed geïnformeerd zijn over:

de extraterritoriale kosten;
de voorwaarden voor toepassing van de 30%-regeling;
de regels voor het vergoeden van de werkelijke kosten;
het keuzemoment voor toepassing van de 30%-regeling;
de aftoppingsmaatregel;
de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers;
de aangekondigde wijzigingen.

Let op: Je kunt alleen gebruikmaken van de 30%-regeling als iemand voor de loonbelasting als werknemer wordt aangemerkt en de werkkostenregeling (WKR) van toepassing is.

1 Onbelaste vergoeding van extraterritoriale kosten

Voor het vergoeden van de extraterritoriale kosten van een werknemer die in Nederland komt werken, geldt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling in de WKR. De WKR biedt werkgevers de mogelijkheid om een deel van de loonsom, de zogeheten vrije ruimte, te gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Je hebt dan twee keuzes: je vergoedt de werkelijk gemaakte kosten onbelast of je past de 30%-regeling toe.

Werkelijke kosten Als jouw organisatie ervoor kiest om de werkelijk gemaakte extraterritoriale kosten onbelast te vergoeden, moet je de – in redelijkheid gemaakte – extra kosten voor het verblijf buiten het land van herkomst aannemelijk kunnen maken. Je moet de werknemers dus om bonnetjes vragen, deze bewaren en de verstrekte onbelaste vergoeding per werknemer in de loonadministratie vastleggen. Omdat het om een gerichte vrijstelling gaat, moet je de vergoeding verder aanwijzen als eindheffingsloon. Door de vrijstelling neemt dit echter geen vrije ruimte van jouw organisatie in beslag. De gerichte vrijstelling voor onbelaste vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten geldt gedurende vijf jaar. Daarna is de vergoeding belast. Je kunt deze echter alsnog in onbelast loon omzetten door gebruik te maken van de vrije ruimte.

Extraterritoriale kosten Voor het vergoeden van de werkelijke kosten moet je natuurlijk wel weten welke extraterritoriale kosten je onbelast mag vergoeden. De Belastingdienst geeft in het Handboek Loonheffingen een opsomming. Het gaat onder meer om:

aanvraagkosten voor officiële persoonlijke documenten;
kosten voor een kennismakingsreis naar het werkland, eventueel samen met het gezin (bijvoorbeeld om een woning of een school voor de kinderen te zoeken);
kosten voor de opslag van de boedel;
extra kosten vanwege het mogelijk hogere prijspeil in Nederland.

De uitzendtoelagen, de vermogensverliezen in de woonstaat, de aan- en verkoopkosten van een woning en de compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland zijn geen extraterritoriale kosten. Deze mag je dus niet gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken.

2 Maximaal 30% als onbelaste vergoeding

Kiest jouw organisatie ervoor om de 30%-regeling toe te passen, dan kan de ingekomen werknemer onder bepaalde voorwaarden tot 30% van zijn brutoloon (inclusief de vergoeding) onbelast uitbetaald krijgen als vaste vergoeding. Je hoeft dan geen bonnetjes ter onderbouwing van de vergoeding vast te leggen in jouw administratie.

Forfaitair bedrag Door de 30%-regeling toe te passen kan jouw organisatie mogelijk extra interessant zijn voor buitenlandse werknemers. Onder bepaalde voorwaarden mag je een werknemer maximaal 60 maanden een onbelaste vergoeding geven van 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (inclusief de vergoeding), zonder dat je daarvoor bewijs hoeft aan te leveren. Dat is 30/70 van zijn loon exclusief de vergoeding.

Voorwaarden Voor toepassing van de 30%-regeling gelden de volgende voorwaarden:

de persoon waarvoor je de 30%-regeling wilt toepassen moet daadwerkelijk bij jouw organisatie in dienst treden. Je kunt de 30%-regeling dus niet toepassen als je bijvoorbeeld een zelfstandige uit het buitenland inschakelt;

de werknemer heeft in de 24 maanden (twee jaar) voor zijn eerste werkdag gedurende minimaal 16 maanden op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens gewoond;

de werknemer beschikt over een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks op de Nederlandse arbeidsmarkt beschikbaar.

Specifieke deskundigheid Voor gebruik van de 30%-regeling moet de ingekomen werknemer over een specifieke deskundigheid beschikken. Of dat het geval is, toets je aan de hand van zijn beloning: bij een belastbaar jaarloon exclusief de 30%-vergoeding van meer dan € 46.660 (bedrag in 2025) is er sprake van specifieke deskundigheid. Voor werknemers jonger dan 30 jaar die een mastertitel hebben, geldt in 2025 een inkomensgrens van € 35.468. Als het arbeidscontract van een werknemer gedurende het jaar start of eindigt, moet je zijn loon over dat deel van het jaar herrekenen naar een jaarloon, en dat vervolgens toetsen aan de inkomensnorm.

Voor wetenschappers, onderzoekers bij bepaalde onderwijs- en onderzoeksinstellingen en artsen in opleiding tot specialist geldt geen inkomensnorm.

Voldoen vrijwel alle werknemers in jouw sector aan de inkomensnormen? Dan moet je aantonen dat de deskundigheid van de werknemer niet of nauwelijks te vinden is in Nederland, ofwel er is sprake van schaarste.

3 Aftopping van 30%-regeling

Naast de inkomensnormen geldt er voor ingekomen werknemers ook een bovengrens voor het loon dat onder de 30%-regeling mag vallen. Deze is gelijk aan de norm voor de Wet normering topinkomens (de WNT-norm), die bedoeld is om excessieve beloningen in de (semi-)publieke sector aan banden te leggen.

WNT-maximum Sinds 1 januari 2024 mag je de 30%-regeling voor ingekomen werknemers slechts toepassen tot de zogeheten WNT-norm, ook wel de Balkenendenorm genoemd. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en bedraagt in 2025 € 246.000. Dat betekent dat een onbelaste 30%-vergoeding in 2025 maximaal € 73.800 (30% van € 246.000) mag bedragen.

Grondslag Bij de grondslag waarover je de 30%-regeling moet toepassen, is het wereldinkomen niet relevant. De eventuele aftrek ter voorkoming van dubbele belasting speelt daarbij geen rol. Stel dat een werknemer een totaalinkomen van € 400.000 heeft, maar slechts de helft wordt beschouwd als in Nederland belastbaar inkomen. Je verlaagt het bedrag voor aftopping dan niet pro rata naar € 111.500 ((€ 200.000/ € 400.000) × € 223.000), maar gaat gewoon uit van € 223.000. Dit is bevestigd door de kennisgroep van de Belastingdienst. Je berekent het norminkomen alleen pro rata als de werknemer niet gedurende het gehele kalenderjaar in dienst is.

Werknemers voor wie je de 30%-regeling al toepaste in het laatste loontijdvak (december) van 2022 krijgen pas per 1 januari 2026 met de aftopping te maken.

Ook 30%-regeling voor uitgezonden werknemer De kennisgroep van de Belastingdienst heeft duidelijk gemaakt dat de aftoppingsmaatregel alleen geldt voor ingekomen werknemers. Je mag de 30%-regeling namelijk ook toepassen voor werknemers die je organisatie vanuit Nederland uitzendt naar het buitenland. Voor bijvoorbeeld werknemers die worden uitgezonden naar ontwikkelingslanden en werknemers die worden uitgezonden in het kader van de wetenschap of voor het geven van onderwijs gelden wel andere voorwaarden dan bij ingekomen werknemers. Zo moeten deze werknemers in een periode van 12 maanden ten minste 45 dagen in het buitenland verblijven; uitzendingen van minder dan 15 dagen tellen niet mee. De 30%-regeling mag je dan alleen toepassen op het loon dat de werknemer ontvangt voor de tijd die hij in het buitenland verblijft. Je hebt hiervoor geen toestemming nodig van de Belastingdienst.

4 Keuzemoment toepassing 30%-regeling

Werkgevers konden tot 1 januari 2023 – in principe – per loontijdvak besluiten of ze de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast vergoeden of de 30%- vergoeding toepassen. Maar sinds 1 januari 2023 moeten ze per kalenderjaar actief een keuze maken. Keuze vastleggen Je doet er goed aan de keuze voor het onbelast vergoeden van extraterritoriale kosten of het toepassen van de 30%-regeling al vast te leggen in (een addendum bij) het arbeidscontract. Het addendum heeft doorgaans dezelfde geldigheidsduur als het arbeidscontract. Hierdoor zal je dus niet snel gebruikmaken van het keuzemoment per kalenderjaar. Toch is het belangrijk dat je je bewust bent van deze keuzemogelijkheid. Door de invoering van de aftoppingsmaatregel, kan het namelijk voordeliger zijn om de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast te vergoeden in plaats van de forfaitaire 30%- vergoeding.

Beoordeel jaarlijks op basis van de specifieke omstandigheden van de werknemer welke optie het voordeligst is.

Aanvraagmoment Als de werknemer aan alle criteria voldoet, kun je met het formulier ‘Verzoek Loonheffingen 30%-regeling’ een verzoek bij de Belastingdienst indienen voor toepassing van de 30%-regeling. Honoreert de Belastingdienst jouw verzoek, dan krijg je een beschikking met daarin de ingangsdatum en einddatum van de regeling. Uiteraard mag je de regeling alleen toepassen zolang de beschikking geldig is en de werknemer aan de voorwaarden voldoet. De geldigheidsduur is sinds 2019 maximaal vijf jaar. Eerdere perioden van werk of verblijf in Nederland worden hiervan afgetrokken. Verandert een werknemer tijdens de looptijd van de 30%-regeling van werkgever, dan moet de nieuwe werkgever samen met de werknemer een nieuw gezamenlijk verzoek indienen om de 30%-regeling voort te kunnen zetten.

Tussen de oude en de nieuwe dienstbetrekking mag maximaal een periode van drie maanden zitten.

Viermaandentermijn Hoe zit het met het keuzemoment als je in de loop van het kalenderjaar een nieuwe aanvraag indient voor de toepassing van de 30%-regeling? Het moment waarop de jaarlijkse keuze ingaat, hangt dan af van het moment waarop je de aanvraag doet:

Je doet de aanvraag binnen vier maanden na de start van de werkzaamheden. De beschikking 30%-regeling heeft terugwerkende kracht tot en met de startdatum van de tewerkstelling. Je kunt dan binnen deze vier maanden per loontijdvak kiezen tussen de 30%-regeling of een vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten. In de vijfde maand moet je een keuze maken die voor de rest van het kalenderjaar geldt. Vervolgens kies je per kalenderjaar.

Je doet de aanvraag ná vier maanden na de start van de werkzaamheden. De beschikking 30%-regeling heeft geen terugwerkende kracht. Je mag tot aan de ingangsdatum van de beschikking alleen de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast vergoeden. Je maakt vanaf de ingangsdatum van de beschikking de keuze voor de rest van het kalenderjaar. Vervolgens kies je per kalenderjaar.

Een gemaakte keuze kan niet worden herzien met een correctiebericht. Dit blijkt uit een publicatie van de kennisgroep van de Belastingdienst.

Regelmatig toetsen Zolang je de 30%-regeling mag toepassen, moet je jaarlijks een keuze maken tussen toepassing van de 30%-regeling of het vergoeden van de werkelijke extraterritoriale kosten. Als de beschikking 30%-regeling in de loop van het kalenderjaar eindigt, stopt op dat moment een eventuele keuze voor de 30%- regeling. Het is verder belangrijk om tijdens de looptijd van de beschikking 30%-regeling regelmatig te toetsen of de werknemer nog aan de inkomensnorm voldoet. Is het loon in een jaar lager dan de geïndexeerde norm, dan vervalt de 30%-regeling met terugwerkende kracht tot 1 januari van dat jaar. Je moet dan eerdere aangiften corrigeren.

Het is niet toegestaan om naast de 30%-regeling ook de werkelijke extraterritoriale kosten gericht vrijgesteld te vergoeden of te verstrekken.

Wil jouw organisatie een deel van het loon als onbelaste vergoeding uitbetalen? Dan moet je hiervoor een clausule in het arbeidscontract opnemen dat je zijn salaris arbeidsrechtelijk verlaagt en hem tegelijkertijd een onbelaste 30%-vergoeding toekent.

Deskundigheidsvereiste Let erop dat als de 30%-vergoeding uit het loon van een ingekomen werknemers moet komen, het loon exclusief de vergoeding niet onder de inkomensgrens van € 46.660 mag uitkomen..

Geef je de werknemer een hogere onbelaste vergoeding dan op grond van de 30%-regeling is toegestaan, dan vormt het bovenmatig loon voor de loonheffingen. Je kunt dit alsnog onbelast voor de werknemer maken door dit meerdere als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte te brengen (op voorwaarde dat dit niet ongebruikelijk is).

5. Verdere versobering 30%-regeling

De 30%-regeling is de afgelopen jaren meerdere malen gewijzigd. Ook voor de komende jaren staan er verschillende wijzigingen op de planning.

30%-regeling wordt 27%-regeling Per 1 januari 2027 verandert de 30%-regeling in een constant forfait van 27%. Het percentage van 27 gaat gelden voor zowel ingekomen als uitgezonden werknemers. Daarnaast stijgt per 1 januari 2027 de inkomensnorm voor ingekomen werknemers van € 46.660 naar (minstens) € 50.436. Ook voor werknemers met een masterdiploma onder de 30 jaar geldt straks een stijging van de inkomensnorm van € 35.468 tot minstens € 38.338.

Overgangsregeling Er komt een overgangsregeling voor ingekomen werknemers en die ziet er als volgt uit:

Toepassing beschikking 30%- regeling 2025 en 2026 2027 en verder

uiterlijk op 31-12-2023 30% en huidige salarisnorm 30% en huidige salarisnorm

in 2024 30% en huidige salarisnorm 27% en huidige salarisnorm

vanaf 1-1-2025 30% en huidige salarisnorm 27% en nieuwe salarisnorm

Voor uitgezonden werknemers blijft het forfait in 2025 en 2026 ook maximaal 30%, maar per 2027 is het forfait altijd 27%. Er wordt hiervoor geen uitzondering gemaakt, ook niet als de uitzending van die werknemers al vóór 2024 is gestart.

Conclusie:

Buitenlandse, hoogopgeleide werknemers die tijdelijk in Nederland komen werken maken extra kosten. Deze extraterritoriale kosten kan jouw organisatie onder bepaalde voorwaarden onbelast vergoeden op basis van de werkelijk gemaakte kosten (met bewijslast) of via de forfaitaire 30%-regeling.

De 30%-regeling verandert echter constant. Sinds 2023 moet je elk kalenderjaar actief kiezen tussen toepassing van de 30%-regeling of het vergoeden van de werkelijke extraterritoriale kosten. Precies een jaar later is de aftoppingsmatregel in werking getreden, waardoor je de 30%-regeling voor ingekomen werknemers tot aan de zogeheten WNT-norm van € 246.000 (in 2025) mag toepassen. Vanaf 2027 staan verdere versoberingen op de planning: de inkomensnormen gaan omhoog en de 30%-regeling wordt de 27%-regeling.

Het is dus belangrijk om jaarlijks te beoordelen welke optie fiscaal gezien het voordeligst is. Toch is de 30%-regeling nog steeds een aantrekkelijke regeling, al vraagt die om zorgvuldige keuzes, administratieve vastlegging en regelmatige toetsing. Door tijdig inzicht te krijgen in de kosten, voorwaarden en aanstaande wijzigingen, voorkom je financiële tegenvallers en benut je de regeling optimaal.

Bron: Youserve by Visma