Bewaartermijn loonadministratie

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren.
Dit is een fiscale bewaarplicht. Zo min mogelijk administratieve lasten en soms kortere bewaartermijnen, dat is waarnaar gestreefd wordt.

Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat er is bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan grootboek, debiteuren – en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in – en verkoopadministratie en de loonadministratie.

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, dient u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar te bewaren.

Uw administratie moet ook 10 jaar bewaard worden als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert. Met de belastingdienst kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U dient er dus ook voor te zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd.

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met kenniscentrum@salarisjobs.nl.